تطبيق برمجيات مستخدم لتسجيل الحالات المتعلقة بإعادة الروابط العائلية، وخدمات تسهيل تتبع المعلومات وإدارتها وتبادلها داخل الجمعيات الوطنية وفيما بينها ومع اللجنة الدولية للصليب الأحمر.
نظام “إجابات” هو تطبيق برنامجي للجمعيات الوطنية يستعمل في خدمات الاستعلام عالمياً عن الروابط العائلية واستعادتها. وهو يرتكز على منصة “ميكروسوفت ديناميكس” لإدارة علاقات العملاء. وقد طورته اللجنة الدولية للصليب الأحمر، وهي التي تقوم على دعمه وتحديثه، حيث يشكل جزءاً من برنامج أوسع نطاقاً تتولى اللجنة الدولية قيادته من أجل تزويد شبكة الروابط العائلية بمعلومات جديدة، وأدوات الاتصالات السلكية واللاسلكية، وتوفير الدعم للجمعيات الوطنية.
ونظام “إجابات” لإعادة الروابط العائلية، هو نظام لإدارة الحالات، يدعم خدمات الجمعيات الوطنية لإعادة الروابط العائلية. وهو أداة لتعزيز عمليات تابعة الات إعادة الروابط العائلية، والمساعدة، بالتالي، على تعزيز فعالية وكفاءة خدمات شبكة إعادة الروابط العائلية المقدمة للمستفيدين إلى جانب زيادة موثوقيتها وسرعة تجاوبها وتماسكها. وعلاوة على ذلك، فهو أداة موحَّدة يمكن نشرها في أوضاع الطوارئ، لا سيما في حالات الكوارث.
ويتسم نظام “إجابات” لإعادة الروابط العائلية بقابليته العالية للتعديل حسب الحاجة، وبوظائفه الكثيرة، وأنه آمن ويسهل فهمه واستخدامه. وقد بدأ تنفيذه في عام 2013 من خلال نشره ودمجه بشكل تجريبي ناجح في جمعيتين وطنيتين: الصليب الأحمر السويدي والصليب الأحمر البلجيكي منطقة فلاندرز. وقد تم نشر نظام “إجابات “لإعادة الروابط العائلية حتى الآن على مستوى 23 جمعية وطنية، مع استهداف مواصلة نشره في 30 جمعية وطنية أخرى قبل نهاية عام 2017. ويجري تكييفه مع كل عملية نشر وفقاً لخدمات إعادة الروابط العائلية التي توفرها الجمعية الوطنية، والمعايير المطبقة لديها وعملياتها وإجراءاتها. ويُطبق هذا النظام حالياً باللغات الإسبانية والإنجليزية والفرنسية. ومن المقرر إضافة اللغة الروسية بحلول نهاية عام 2016. وهو يمكن الجمعيات الوطنية أيضاً من إجراء تحليل وإحصاءات ورسوم بيانية بشكل أكثر تعمقاً.
- التكيف مع طرق متباينة تماماً لحفظ الملفات: بدءاً من الملفات الورقية التي تتضمن جميع الوثائق والملاحظات إلى الملفات الإلكترونية وملحقاتها.
- حساسية تتبع المعلومات تعني أن حماية البيانات تشكل مخاطرة رئيسية يجب إدارتها بحرص بالغ دائماً.
- يستخدم هذا النظام حالياً سجلاً يختلف عن الموجود لدى الشبكة الخارجية للجنة الدولية للصليب الأحمر. ولكن هناك خطط لتوحيد نظام السجل في المستقبل القريب.
- لدى كل جمعية وطنية معاييرها وعملياتها وإجراءاتها الخاصة بها لتقديم خدمات إعادة الروابط العائلية التي تقدمها للمستفيدين، وهو ما يتعين معه تكييف نظام “إجابات”، مع الحفاظ على تماسك شبكة الروابط العائلية.
- من المهم وجود إجراءات موضوعة بشكل جيد للغاية من أجل حفظ الملفات إلكترونياً، نظراً لأنه يجب على جميع الزملاء العمل بكيفية واحدة. ويجري تحديث هذه المبادرات بشكل مستمر في ضوء ما يستجد من أوضاع، والنهوج الأخرى لحفظ الملفات، وما يجري اكتشافه من إجراءات مربكة.
- من المفيد التأكد من تبادل التجارب والنصائح والحيل المثيرة للاهتمام مع زملاء من جمعيات وطنية أخرى.
